Ab dem 1. Januar 2025 sind umsatzsteuerpflichtige Organisationen und Stiftungen verpflichtet, maschinenlesbare E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren zu können. Eine spezielle Software ist unerlässlich. Für das Erstellen von E-Rechnung gelten Übergangsfristen.
Die E-Rechnungs-Pflicht gilt für Unternehmen und Organisationen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Sie gilt für die Umsätze im B2B-Bereich im Inland, die ab dem 1. Januar 2025 ausgeführt werden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei muss keine E-Rechnung erstellt werden.
E-Rechnungen werden per E-Mail oder über spezielle Kundenportale geschickt. Alle Unternehmen und Organisationen müssen ab 2025 technisch in der Lage sein, sie einzulesen und zu verarbeiten. Um dies zu gewährleisten, ist es unumgänglich, eine geeignete Software einzuführen, die eine elektronische Rechnungsverarbeitung zuverlässig sicherstellt.
Zur Erstellung von elektronischen Rechnungsformaten stehen verschiedene Systeme zur Verfügung, die alle denselben Code erzeugen, in dem die Rechnungsdaten enthalten sind. Die zwei gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Grundsätzlich besteht ab 2025 auch für das Ausstellen und den Versand von Rechnungen eine E-Rechnungs-Pflicht. Allerdings gibt es Übergangsregelungen.